SERVICIO INTEGRAL PARA LA INDUSTRIA ALIMENTICIA S. A.
Es una empresa agroindustrial que fabrica y comercializa conservas. La empresa Agroindustrial en análisis, presenta una serie de procesos desde la fabricación del producto en la planta Industrial hasta la distribución del mismo. Es un grupo agroindustrial dedicado por más de 23 años a la elaboración de vegetales y frutas en conserva. Cuenta con una infraestructura altamente tecnificada con capacidad para la fabricación y distribución a nivel local e internacional.
Entradas:
La Información del Cliente
La Información de la Industria Alimenticia
Demanda
Documentos de Soporte
Materia Prima
Proceso:
Mano de obra
Recursos Humanos
Intuitive
Salidas:
Producto terminado
Órdenes de compra
Se tiene cuatro procesos regidos por los controles y mecanismos anteriormente mencionados.
Se inicia el Proceso con un Plan Estratégico elaborado por el área gerencial, financiera y de planeación; determinando las actividades a seguir en los procesos como Abastecimiento en el que se adquiere la Materia Prima y demás recursos para operar la producción de conservas.
Para obtener el producto terminado se realiza un proceso de operaciones, producción, controles de calidad, presentación y demanda del mercado y así poder cubrir las expectativas del mismo.
Una vez con el producto terminado se procede al abastecimiento de inventarios según la planificación de requerimientos, para una posterior comercialización. Aplicando Planes de Mercadeo y Estrategias de Ventas
obtenemos la venta efectivizada
1. Para comercializar nacionalmente:
Cuenta con cuatro sub-actividades:
Ejecutar el proceso de venta Sus entradas son la Demanda, la Información del cliente y como entrada tunel la Orden de Venta. Se obtiene como salida el Pedido Facturado.
Despachar órdenes tiene como entrada el Pedido facturado, el cual permite dar inicio a esta sub-actividad.
Cobrar factura implica que la orden haya sido entregada como paso previo a esto. Está basado en recuperar la cartera hasta el límite de plazo. Los vendedores al momento de realizar la cobranza también realizan la toma de pedidos.
Post Venta es el complemento para este proceso, es el seguimiento, aseguramiento y control del cliente. Se obtiene la Venta Efectivizada.
El proceso de esta empresa para ejecutar proceso de venta es:
Ingresar Nota de Pedido
Receptado el pedido del cliente se ingresa el pedido y se generar la orden de venta.
Verificar Crédito
El departamento de Cartera analiza el Estado de Cuenta del Cliente, y si no posee facturas vencidas y el monto de la orden no excede el límite de crédito establecido se autoriza el despacho para el cliente.
Facturar Orden
Una vez que tenemos la Autorización de Cartera y que Bodega se entrega la Lista de Embarque verificada, continúa el proceso por medio del cual, una orden de venta se transforma en un documento legal de cobro (Pedido Facturado), para el que se realiza el respectivo embarque en el que uno de los controles más importantes es el inventario actualizado, para luego proceder al despacho del pedido con este documento y así continuar el proceso para efectivizar la venta.
2. Proceso de Validación
Luego de modelar los procesos de la empresa, el siguiente paso es la validación, que consiste en la revisión de aquellas actividades de los procesos que no están bien definidas; en este caso se realizó una evaluación en el proceso Comercializar Nacionalmente ya que es el de mayor incidencia en el correcto desarrollo del flujo Operar una Empresa Agroindustrial.
Esta empresa se puede ver como un sistema ya que la actividad de cualquier parte de una organización afecta la actividad de cualquier otra. En la organización no hay unidades aisladas, por el contrario todas sus partes actúan con una misma orientación y satisfacen un objetivo común. Actualmente se esta planteando la posibilidad de implementar un modelo dentro de esta organización, ya que es bien sabido que los modelos permite la creación de metas bien definidas, así como también, en la especialización e integración de las actividades que se ejecutan dentro de los diferentes departamentos y entre los equipos de trabajo que componen cada departamento de la empresa.
Para construir un modelo se establece un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de la empresa, para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación. Se deben fijar objetivos, la cual deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos; Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de cada persona y se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas.
Pero para que esto sea posible se debe realizar un análisis del sistema; observar de forma detallada cada unas de las áreas de la organización, las personas que realizan la actividad, así como las tareas que ejecutan, esto con la finalidad de establecer el proceso y verificar las fortalezas o debilidades que tiene el sistema. En este caso el papel del gerente es fundamental ante un proceso de cambio organizacional o de reconversión de actitudes, el gerente debe ser el de liderar el cambio mismo, convirtiéndose en un visionario, un estratega y un excelente comunicador e inspirador de todos aquellos aspectos que involucren a la organización, toda vez que dicho proceso, por su magnitud, sólo se logra con el compromiso del equipo gerencial y de toda la organización.
Según lo expuesto y analizando a las personas de la organización que se beneficiaran al aplicarse el modelo con el fin de mejorar el rendimiento del tiempo, maximizar los recursos e incrementar las ganancias en las empresas, se eligió el Modelo De Custodia; ya la organización posee recursos económicos, para motivar a los empleados con beneficios tales como, pensiones, planes vacacionales para los niños, créditos para vehículos, guardería, etc.; con el objetivo de crear dependencia de los empleados respecto a la organización debido a los beneficios que ofrece. Como resultado al trato que van a recibir, tiendan a mostrase satisfechos y por lo tanto mantenerse leales a la organización. Su mayor ventaja es que discrimina seguridad y satisfacción a los trabajadores.
La aplicación de este modelo va a dar pie a un cambio organizacional, la cual es la capacidad de adaptación de las organizaciones a las diferentes transformaciones que sufra el medio ambiente interno o externo, mediante el aprendizaje. Uno de los insumos para afrontar los cambios que exige a la organización y sus actores, es la administración de la información y los flujos de esta. La información está al alcance y hay que crear valor agregado con ella, crear valor público, a través de su gestión y de la evaluación de su necesidad y pertinencia.
Mediante la aplicación de las herramientas del six sigma elegidas para la Transformación y mejoramiento de la Empresa se obtiene:
La empresa obtiene un beneficio económico
Mejor flujo de trabajo departamental con control de cada actividad y así poder prevenir errores futuros o aplicar planes de contingencia si fuera el caso.
Reducción en devoluciones de mercadería a consecuencia de errores en toma de pedidos (asesores de venta) lo cual generaba mayores actividades para los departamentos, es decir reducción de tiempos.
Con la aplicación de Six Sigma se logra en esta empresa un beneficio en el desempeño de los empleados al encontrarse en un lugar acorde para poder desarrollar sus actividades logrando así un mayor rendimiento.
Seis Sigma, es una metodología que proporciona las herramientas para mejorar la capacidad del proceso de negocio. Seis Sigma es un proceso altamente disciplinado que ayuda a la organización a desarrollar y ofrecer a los clientes productos y servicios casi perfectos, o al menos a trabajar continuamente en sobre esa tendencia. Sigma es una letra del alfabeto griego utilizada en estadística para medir la dispersión y ofrece una medida de cuánto se desvía o aparta un proceso de la perfección. La idea central que hay detrás de Seis Sigma es que si se puede medir cuantos defectos hay en un proceso, se puede establecer un procedimiento sistemático para eliminarlos y estar cerca de cero defectos. Por eso una de las claves de esta metodología es “conocer la perfección” y caminar en esa dirección.
