Según Henry Fayol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el planteamiento adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
En el entorno de una empresa la definición adecuada lo describe “como el proceso formal que busca influenciar la conducta de la gente que trabaja en la organización, a propósito de intentar alcanzar los objetivos más importantes de ésta”. La gente que labora en una organización tiene diferentes intereses, tareas, perspectivas y desde luego procesos de pensamiento y ejecución, por lo que su trabajo requiere de ser integrado y dirigido, creando así la necesidad del control.
Toma de Decisiones
La toma de decisiones es la acción previa que realizan los directivos o personal superior para encaminar los esfuerzos de las personas en función de las principales necesidades de la organización. Las estrategias y la forma como se toma las decisiones deben ser analizadas cuidadosamente
El proceso ideal para llevar a cabo la toma de decisiones puede ser desglosado en seis etapas:
1. Identificación y diagnóstico del problema
2. Generación de alternativas
3. Evaluación de alternativas
4. Selección de la mejor decisión (toma de decisión)
5. Implementación de la decisión
6. Evaluación de los resultados de la decisión
Tipos de Decisiones
Entre los tipos de decisiones en Gerencia, encontramos:
• Decisiones programadas: Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un método bien establecido de solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas.
• Decisiones no programadas: Son decisiones que se toman en problemas o situaciones que se presentan con poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo o proceso específico de solución, por ejemplo: “Lanzamiento de un nuevo producto al mercado”, en este tipo de decisiones es necesario seguir un modelo de toma de decisión para generar una solución específica para este problema en común.
Herramientas para la toma de decisiones
• Programación Lineal: Es una técnica de decisión que ayuda a determinar la combinación óptima de recursos limitados para resolver problemas y alcanzar los objetivos organizacionales. Para que sea aplicable, la Programación Lineal debe reunir los siguientes requisitos:
Tiene que optimizarse un objetivo.
Las variables o fuerzas que afectan los resultados poseen relaciones directas o en línea recta.
Hay obstáculos o restricciones sobre las relaciones de las variables.
Sin las restricciones de la Programación Lineal incluyen la maximización de la producción, minimizar los costos de distribución y determinar los niveles óptimos del inventario.
• Diagrama Ishikawa: Se utiliza para la recopilación de ideas y opiniones. Todo efecto es el resultado de una o varias causas/actividades que las originan. Estas pueden ser clasificadas en subgrupos los cuales pueden actuar como especie de listas de chequeo. Todas las ideas deben ser anotadas en el diagrama sin considerar su aplicabilidad y/o importancia relativa.
• Grafico de Control: Muestra continua de los datos resultantes de un proceso, continuo, discreto, generados en un mismo período y que son comparados con líneas de límites de control. Se limita a suministrar una base para la acción y solo es efectivo si los responsables de las decisiones actúan a partir de la información dada por ellos. Estos gráficos son muy útiles para estudiar las propiedades de los productos, los factores variables del proceso, los costos, los errores y otros datos administrativos. Un gráfico de Control muestra:
Si un proceso está bajo control o no
Indica resultados que requieren una explicación
Define los límites de capacidad del sistema, los cuales previa comparación con los de especificación pueden determinar los próximos pasos en un proceso de mejora.
• Lluvia de Ideas: Técnica efectiva para generar ideas nuevas detectando el problema en forma simple y específica. Se reúne un grupo de personas con el fin de hallar posibles soluciones y se procede escribiendo en un tablero para que todos los asistentes lo vean, se lucha por generar la mayor cantidad de ideas, se trata de encontrar combinaciones y cambios valiosos, posteriormente se procede a clasificar las ideas con posibilidad de combinarlas y las otras son eliminadas.
• Sinéctica: Este método es muy similar a la lluvia de ideas. Sin embargo, la solución al problema se obtiene con un método más estructurado. La sinéctica permite evaluar un problema muy complejo pues este se estudia por segmentos. Los pasos básicos son:
Estudiar el problema a fondo.
El líder soluciona una parte clave del problema.
Los miembros aportan ideas sobre el segmento seleccionado.
Un experto debe evaluar las ideas y su viabilidad.
La parte negativa de este método es que el grupo requiere entrenamiento para utilizar medios como analogías simbólicas.
• Decisión por consenso: Este método es utilizado cuando el conocimiento sobre el problema está repartido entre varias personas, no requiere el acuerdo de todos los miembros pero la decisión debe ser unánime. Una decisión por consenso se obtiene así:
Definir el problema específica y razonablemente.
Todos los miembros deben aportar información acerca del problema.
Se elabora un modelo para incluir la información aportada.
El grupo prueba el modelo aplicado al problema.
• La Negociación Colectiva: Es el acercamiento de los trabajadores de gerencia para una negociación. Ambos bandos deben presentar una estrategia a la mesa de reunión la cual debe incluir la lista de beneficios y una posición que sustente cada beneficio. Si las posiciones no coinciden entonces se procede a formar acuerdos.
Dirección
Por su parte, Koontz y O’Donnell adoptan el término dirección, definiendo ésta como "la función ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados".
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La relación y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro surge de los pasos de la planificación y la organización. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado ayudan a sus empleados a hacer sus mejores esfuerzos. La dirección debe de saber cómo es el comportamiento de la gente como individuos y cuando están en grupos y entender la forma en cómo operan los diferentes tipos de estructura.
Liderazgo
Según Chiavenato, Idalberto (1993); "Liderazgo es la influencia interpersonal ejercida en una situación, dirigida a través del proceso de comunicación humana a la consecución de uno o diversos objetivos específicos".
El liderazgo es el conjunto de capacidades que una persona tiene para influir en un conjunto de personas, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo en el logro de metas y objetivos. También se entiende como la capacidad de tomar la iniciativa, gestionar, convocar, promover, incentivar, motivar y evaluar a un grupo o equipo. En la administración de empresas el liderazgo es el ejercicio de la actividad ejecutiva en un proyecto, de forma eficaz y eficiente, sea éste personal, gerencial o institucional (dentro del proceso administrativo de la organización).
Podemos afirmar que el líder es una persona a quien le es posible influir en las actitudes y opiniones de los miembros de un determinado colectivo, además de influenciar sus acciones y decisiones, sin que para ello tenga que estar dotado de autoridad formal, el líder influye sobre otros y el propio grupo lo legitima como tal. Actualmente, se requiere que el puesto de dirección, aparte de estar dotado de autoridad formal tenga capacidades de líder.
Factores de Competitividad
Según Santos, j (2005) en una actividad productiva se fundamenta la competitividad en la cual intervienen dos tipos de factores: el primero, el factor Endógeno (se refiere al conjunto de actividades que se desempeñan en el interior de la empresa para el desarrollo de la producción, comercialización, entrega y apoyo post-venta) y el segundo, el factor Exógeno (son las determinantes que se encuentran fuera del control de la empresa) que son las que caracterizan las distintas cadenas productivas.
Factores Endógenos
• Logística interna.
• Operaciones.
• Mercadotecnia.
• Servicio
• Abastecimiento
Factores Exógenos:
• Acceso a Mercados.
• Acceso a mercados internacionales.
• Repatriación de capitales.
• Trabajadores Calificados.
• Energía Eléctrica.
• Estabilidad Política
El uso de estos conceptos supone una continua orientación hacia el entorno y una actitud estratégica por parte de las empresas grandes como en las pequeñas, en las de reciente creación o en las maduras y en general en cualquier clase de organización. Por otra parte, el concepto de competitividad nos hace pensar en la idea "excelencia", o sea, con características de eficiencia y eficacia de la organización.
La Cadena de Valor
La cadena de valor ayuda a determinar las actividades que permiten generar una Ventaja Competitiva sustentable. Tener una ventaja competitiva es tener una rentabilidad relativa superior a los rivales en el sector industrial en el cual se compite. Rentabilidad significa un margen entre los ingresos y los costos. Categoriza las actividades que producen valor añadido en una organización. Se dividen en dos tipos de actividades:
Las actividades primarias que conforman la creación física del producto, las actividades relacionadas con su venta y la asistencia post-venta. Se dividen en:
• Logística interna: recepción, almacenamiento y distribución de las materias primas.
• Operaciones (producción): recepción de las materias primas para transformarlas en el producto final.
• Logística externa: almacenamiento de los productos terminados y distribución del producto al consumidor.
• Ventas y Marketing: actividades con las cuales se da a conocer el producto.
• Servicios post-venta (mantenimiento): actividades destinadas a mantener o realzar el valor del producto. Ej.: garantías
Estas actividades son apoyadas por las también denominadas actividades secundarias:
• Infraestructura de la organización: actividades que prestan apoyo a toda la empresa, como la planificación, contabilidad, finanzas.
• Dirección de recursos humanos: búsqueda, contratación y motivación del personal.
• Desarrollo de tecnología (investigación y desarrollo): obtención, mejora y gestión de la tecnología.
• Abastecimiento (compras): proceso de compra de los materiales.
Competitividad
Para Vallejo, m (2003) la competitividad empresarial significa lograr una rentabilidad igual o superior a los rivales en el mercado. Si la rentabilidad de una empresa, en una economía abierta, es inferior a la de sus rivales, aunque tenga con qué pagar a sus trabajadores, proveedores y accionistas, tarde o temprano será debilitada hasta llegar a cero y tornarse negativa.
Podemos decir entonces que la competitividad es la característica de una organización cualquiera de lograr su misión en forma más exitosa que otras organizaciones competidoras. Se basa en la capacidad de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes o ciudadanos a los cuales sirve, en su Mercado Objetivo, de acuerdo a su Misión Específica para la cual fue creada.
Outsourcing
Consiste básicamente en la contratación externa de recursos anexos, mientras la organización se dedica exclusivamente a la razón de su negocio.
Outsourcing es contratar y delegar uno o más procesos no críticos para nuestro negocio, a un proveedor más especializado que nosotros para conseguir una mayor efectividad que nos permita orientar nuestros mejores esfuerzos a las necesidades neurálgicas para el cumplimiento de una misión.
Razones para Adoptar Outsourcing
• Manejar más fácilmente las funciones difíciles o que están fuera de control. El Outsourcing es definitivamente una excelente herramienta para tratar esta clase de problema.
• Reducir o controlar el gasto de operación.
• Enfocar mejor la empresa: Permite a la compañía enfocarse en asuntos empresariales más ampliamente.
Benchmarking
Spendolini define al Benchmarking como "el proceso continuo y sistemático de evaluar los productos, servicios o procesos de las organizaciones que son reconocidas por ser representativas de las mejores prácticas para efectos de mejora organizacional".
El benchmarking es una forma de determinar qué tan bien se desempeña una empresa (o una unidad de esta), comparado otras empresas (o unidades).
Tipos de Benchmarking.
• Benchmarking Interno: un chequeo interno de los estándares de la organización, para determinar formas potenciales de mejorar la eficiencia.
• Benchmarking Competitivo: es la comparación de los estándares de una organización, con los de otras empresas (competidoras).
• Benchmarking de la Industria: comparar los estándares de la empresa con los de la industria a la que pertenece.
• Benchmarking "mejor de su clase": es la comparación de los niveles de logros de una organización, con lo mejor que exista en cualquier parte del mundo, sin importar en qué industria o mercado se encuentre.
El rol de la Tecnología en el control organizacional.
Tecnología
Es un conjunto ordenado de instrumentos, conocimientos, Procedimientos y métodos aplicados en las distintas ramas industriales.
Es un conjunto organizado de conocimientos aplicados para alcanzar un objetivo especifico, generalmente el de producir y distribuir un bien o un servicio.
Tipología de Tecnología (Thompson)
Thompsom dentro de su investigación señala que la tecnología es una variable importante para la comprensión de las acciones de las empresas, la acción de las empresas se fundamenta en los resultados deseados y en las convicciones sobre las relaciones de causa y efecto, para alcanzar un resultado, el conocimiento humano prevé las acciones necesarias y la manera de ejecutarlas. Así una tecnología instrumentándose perfecta produciría inevitablemente el resultado deseado, mientras que una tecnología menos perfecta prometerá un resultado altamente probable o incluso posible.
Thompson propone una tipología de tecnologías, en la cual identifica tres tipos, de acuerdo con su disposición dentro de la organización.
Clasificación de la Tecnología
Thompson clasifica la tecnología en dos tipos básicos:
• Tecnología Flexible: La flexibilidad de la tecnología infiere a la amplitud con que las maquinas, el conocimiento técnico y las materias primas pueden ser utilizadas en otros productos o servicios. Dicho de otra manera es aquella que tiene varias y diferentes formalidades por ejemplo: la industria alimenticia, la automotriz, los medicamentos, entre otros.
• Tecnología Fija: es aquella que no puede utilizarse en otros productos o servicios. también puede decirse que es aquella que no está cambiando continuamente por ejemplo: las refinerías de petróleo, la siderúrgica, cemento y petroquímica.
Impacto de Tecnología
La influencia de la tecnología sobre la organización y sus participantes es muy grande, pero en resumen podríamos decir:
• La tecnología tiene la propiedad de determinar la naturaleza de la estructura organizacional y el comportamiento organizacional de las empresas. se habla de imperativo tecnológico cuando se refiere al hecho de que es la tecnología la que determina (y no influencia simplemente) la estructura de la organización y su comportamiento.
• La tecnología, esto es la racionalidad técnica, se volvió sinónimo de eficiencia. La eficiencia se volvió criterio normativo por el cual los administradores y las organizaciones acostumbran ser evaluados.
• La tecnología en nombre del progreso, crea incentivos en todos los tipos de empresas, para llevar a los administradores a mejorar cada vez más su eficacia, pero siempre dentro de los límites del criterio normativo de producir eficiencia.
El diseño organizacional es profundamente afectado por la tecnología utilizada por la organización: las firmas de producción en masa con éxito tendían a ser organizadas en líneas clásicas con deberes y responsabilidades claramente definidos, unidad de mando, clara distinción entre líneas y staff y estrecha amplitud de control. La tecnología se ha convertido en un factor dominante en las empresas y en nuestras vidas.
Sistemas de información y decisiones automáticas
Un sistema de información está conformado en una visión muy simplificada por software y hardware, probablemente en una cantidad y variedad de ambos bastante alta, dependiendo de las clases de información que se requieren procesar y de las funciones necesarias para ello.
Comprende el conjunto de decisiones de la Empresa, sobre la creación, adquisición, perfeccionamiento, asimilación y comercialización de las tecnologías requeridas por ella. Se ocupa, por tanto, de la estrategia tecnológica de la empresa, de los procesos de investigación y desarrollo, renovación y transferencia de tecnología, de los cambios técnicos nuevos y de la normalización y control de calidad.
La importancia de la tecnología en una empresa, varia fuertemente de una a otra, ya que esta va a depende de los recursos naturales y financieros con que cuente la organización. La tecnología es una herramienta económica y social poderosa que puede traer sustanciales beneficios a la sociedad. Sus efectos son variables, pero requiere de una mayor habilidad del trabajador, más trabajo de oficina, y más empleados multiprofesionales. El resultado es sociedad de conocimiento. Los sindicatos generalmente aceptan la tecnología como benéfica para la sociedad como un conjunto, pero quieren cláusulas de seguridad y programas de reentrenamiento para proteger a los individuos.
Otra variable que condiciona la estructura y el comportamiento organizacional es la tecnología utilizada por la organización. Para enfrentarse con el ambiente, la organización utiliza tecnologías que condicionarán su estructura organizacional y su funcionamiento. A partir de la teoría de la contingencia, la variable tecnología asumió un importante papel en la teoría administrativa.
ANÁLISIS GRUPAL
Hemos comprendido que el sistema de control organizacional, pretende crear congruencia y alinear los objetivos personales con los de la organización, ya que a medida que la organización crece, o se vuelve más compleja, la necesidad de los sistemas de control es más obvia, inclusive llega a representar una necesidad.
Vale destacar que los individuos que trabajan en una organización tienen intereses y aspiraciones individuales, lo cual para poder manejar esta variable debe existir un control organizacional que permita la integración y canalización del recurso humano a fin de lograr los objetivos trazados dentro de la organización. Por otra parte es importante recalcar que sin control y motivación, el trabajo se orienta hacia una dirección no deseada, lo que conlleva a que las personas no logre sus objetivos personales, donde seguramente podría diferir de aquellos organizacionales de manera negativa.
La competitividad también juega un papel primordial dentro de las organizaciones ya de ella depende la existencia de la misma dentro del ambiente en el cual se desenvuelva; podríamos decir que mientras exista mayor competitividad la solidez de la compañía rendirá con mas esfuerzo. Para ello existe una herramienta llamada cadena de valor la cual permite identificar las fuentes primarias de ventaja competitiva permitiendo la creación de una estructura organizacional que genere un margen entre los ingresos y los costos a esto lo podemos llamar rentabilidad.
APORTE
Dispersión en toma de decisiones dificulta manejo de crisis eléctrica
La reestructuración del sector eléctrico emprendida por el Gobierno, en su intento por afrontar la crisis, no se limitó a la creación del Ministerio de Energía Eléctrica y a la fusión de 10 compañías ¬varias nacionalizadas- en Corpoelec. En la práctica, las decisiones están atomizadas. Se requiere del visto bueno de cinco funcionarios ¬Elías Jaua, Alí Rodríguez Araque, Rafael Ramírez, Jorge Giordani y Argenis Chávez- para la ejecución de cualquier obra, lo que puede generar retrasos en la contratación de equipos y desembolsos de recursos, advierten expertos.
"Parte del problema que estamos viendo en el sector eléctrico es que tenemos muchas personas decidiendo sobre lo mismo, se enfrentan diferentes opiniones y no se agilizan las obras ni las inversiones. Por eso, es muy sabio el refrán que dice `muchas manos en el caldo lo ponen morado", dice el ingeniero Nelson Hernández, consultor en materia energética.
"Se decide avanzar en un proceso de fusión y centralización de las empresas eléctricas, lo que desde el punto de vista gerencial es un error porque ese tipo de medidas no se debe hacer en medio de una crisis. Lo peor es que se hace de manera improvisada y sin tomar en cuenta la cultura organizacional de cada compañía", agrega.
Hernández considera que Edelca y La Electricidad de Caracas fueron ejemplos de eficiencia. En esas empresas los trabajadores tenían mística y sentido de compromiso. Este año están obligadas a completar su fusión con compañías con problemas administrativas graves como Cadafe.
Lo procedente hubiese sido mantener el esquema descentralizado, reestructurar las empresas con fallas y reforzar la coordinación para los nuevos proyectos, apunta el especialista. Sin embargo, el Gobierno insiste y defiende el esquema institucional que montó para el sector.
"Esa nueva política de electricidad y el plan que la acompaña se sostiene en tres grandes soportes: la creación del ministerio, cuyas competencias están claramente definidas en la novísima Ley Orgánica del Sistema y Servicio Eléctrico Nacional; consolidar en una sola corporación las distintas empresas que han venido prestando el servicio y, finalmente, orientar el esfuerzo hacia el aprovechamiento de otras fuentes de energía primaria existentes en el país", señaló el ministro de Energía Eléctrica, Alí Rodríguez Araque, en la Memoria y Cuenta correspondiente al primer año de funcionamiento del despacho.
No obstante, la dispersión de cursos y funciones es evidente. Existen obras que habían sido contratadas por el Ministerio de Energía y Petróleo, que hasta 2009 tuvo a su cargo la responsabilidad del sector eléctrico, y muchas fueron asumidas directamente por Petróleos de Venezuela para facilitar su contratación, de allí que todavía se le asigne competencia al ministro Rafael Ramírez.
Además, cerca de 30% de los proyectos de generación que anuncian para 2011 compete directamente a la petrolera. En lo que respecta a la asignación y desembolsos de los recursos, sobre todo si provienen del Fondo de Desarrollo Nacional o del Fondo Conjunto Chino-Venezolano, la aprobación es potestad directa del Ministerio de Planificación y Finanzas, por tanto la evaluación y autorización está a cargo de un equipo técnico que le reporta al ministro Jorge Giordani.
Prensa: EL NACIONAL
Jueves, 26 de mayo de 2011 • caracas/Venezuela
MAPA CONCEPTUAL
CONCLUSIÓN
Sin duda alguna Para una Organización el manejo efectivo del Control es la clave de su Éxito Empresarial ya que en esta reside la retroalimentación, donde a través de esta se logra alcanzar los objetivos y metas, el hecho de que el control organizacional falle haría prácticamente imposible cumplir los objetivos empresariales, esto se alcanza con la decisión más acertada, usando las herramientas necesarias para llegar a tomar esta decisión y que esta sea de beneficio colectivo, ya que si no existe una gerencia efectiva y eficaz es muy difícil encaminar una organización. En una empresa existe la competitividad entre sus miembros, esto es algo que hay que erradicar ya que es preferible el trabajo en conjunto para lograr el éxito y la calidad del mismo que competir contra otra persona dentro o fuera del área organizacional. La aplicación de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades principales: Corregir fallas o errores existentes, y Prevenir nuevas fallas o errores de los procesos. Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa.
Por otra parte el estudio de Benchmarking, si es hecho como un proceso constante, sirve como una herramienta que permite mejorar el desempeño de la organización al lograr identificar las mejores prácticas de negocios, de manera que la empresa sea más competitiva y así poder tener éxito en un mercado cambiante y global en el que las empresas tienen que desempeñarse actualmente. También podemos concluir que debido a los diferentes posibilidades de Outsourcing de servicios o productos, las empresas deben elegir la que más se acomode de acuerdo a sus recursos y necesidades; y de esta manera obtener menor costo y mayores beneficios los beneficios.
BIBLIOGRAFÍA
-Heller, Robert (1998)
La Toma de Decisiones
Editorial Dorling Kindersley Limited.
-Augello, Carlos (2003)
Innovación Empresarial
Editorial CEP UCV
-http://www.degerencia.com/tema/benchmarking
-http://www.wikilearning.com/diferencia_entre_direccion_y_liderazgo-wkccp-11702-28.htm
-http://es.wikipedia.org/wiki/Toma_de_decisiones
-http://www.degerencias.com
