“El enfoque de sistemas; ... podríamos decir que es una propuesta administrativa útil y válida que ha demostrado científicamente su efectividad, estrechamente relacionada con el entorno de la organización, que facilita la relación humanista empresarial y que permite la aplicación de modelos diferentes para problemas diferentes” (Fuente: Organizaciones y Administración, un Enfoque de Sistemas, Norma, Bogotá, 1985, página 145)
“Un sistema es una totalidad percibida cuyos elementos se aglomeran porque se afecta recíprocamente a lo largo del tiempo y operan con un propósito común” (Fuente: La Quinta Disciplina en la Práctica, Cómo construir una organización inteligente, Ediciones Granica S.A. Barcelona, 1995 página 94)
“... la idea esencial del enfoque de sistemas radica en que la actividad de cualquier parte de una organización afecta la actividad de cualquier otra... entonces, en los sistemas no hay unidades aisladas, por el contrario todas sus partes actúan con una misma orientación y satisfacen un objetivo común... es necesario el funcionamiento correcto de las partes para el eficaz desempeño del todo en su conjunto.” (Introducción a la Teoría de Sistemas, texto corporativo, Bogotá, 1983 páginas 21)
“Las organizaciones orientadas hacia sistemas pueden representarse por medio de modelos organizacionales tradicionales como el organigrama; sin embargo, si estos modelos se crean para que sean útiles y no como simple decoración de las oficinas, son con frecuencia bastante complicados. –La ventaja de los gráficos de sistemas lineales de responsabilidad es que le permite permiten al usuario apreciar tanto su propio papel en la organización como el de los individuos con quienes debe trabajar todos los días. –El gráfico de los sistemas lineales de responsabilidad (...) permite la clara descripción de los papeles que desempeñan los individuos de la organización y, como tal, es modelo organizacional que centra su atención en las características del sistema.” (Fuente: Organizaciones y Administración, un enfoque de sistemas, Norma, 1988, Págs. 221, 223 y 227)
“Un sistema es un conjunto interactuante o interdependiente de elementos que forman un todo unificado... todo es un sistema... en consecuencia, acciones que afectan a un elemento causan reacciones de los otros” (Organizaciones y Administración, un enfoque de Sistemas, Norma, Bogotá, 19985, páginas 41)
A ese respecto, Michael Porter, en cuanto a enfoque sistémico, teoriza de la siguiente manera: “El adquirir ventaja competitiva exige que la cadena de valor de una empresa se gestione como un sistema y no como una colección de partes separadas.” (La Ventaja Competitiva de las Naciones, Vergara, Buenos Aires, 1993, p. 74)
“...la idea esencial del enfoque de sistema radica en que la actividad de cualquier parte de una organización afecta la actividad de cualquier otra... entonces, en los sistemas no hay unidades aisladas, por el contrario todas sus partes actúan con una misma orientación y satisfacen un objetivo común... es necesario el funcionamiento correcto de las partes para el eficaz desempeño del todo en su conjunto.”
Por su parte, Alberto León Betancourt escribió que:
“Un sistema es un conjunto interactuante o interdependiente de elementos que forman un todo unificado... todo es un sistema... en consecuencia, acciones que afectan a un elemento causan reacciones de los otros”[3]
Es de inferir que el SENA podría haber superado sus condiciones actuales de contrastes entre el Deber Ser y su realidad, si hubiera funcionado con el enfoque de sistemas, pues de esa manera se habría retroalimentado de la información que el medio ambiente produce y exige constantemente y, hubiera podido:
“... anticiparse a las adecuaciones de su estructura interna y de las relaciones externas o enlaces de la organización en su contexto... y a su vez habría logrado eliminar los obstáculos que han retrasado su proceso de desarrollo.”[4]
El Enfoque de sistemas comporta una macrovisión que pone al descubierto las categorías de insumo, producto, estructura, proceso, entorno, entre otras, con un atributo sinérgico como es la retroalimentación, a través del cual se puede institucionalizar el autodiagnóstico, con cuyas variables e indicadores, se pueda establecer una permanente estrategia tecnológica de cambio e innovación organizacional. Con ese comportamiento macrovisionario, “Se presta especial atención a los insumos de datos y a los procesos que realimentan la información del medio ambiente, para ajustar o anticipar las adecuaciones de la estructura interna y de las relaciones externas o enlaces de la organización con su contexto.”
En la misma tónica concibe Alberto León Betancourt la macrovisión del enfoque de sistemas, cuando afirma:
“El administrador debe tener en cuenta, al determinar los objetivos globales, los diferentes actores a los cuales debe responder la organización. Estos actores tienen, en general, objetivos en conflicto porque el logro de uno elimina la posibilidad de alcanzar otros...”
Y continúa diciendo que: “Un actor es un individuo o una institución que demanda algo que le debe la organización...”
Los tiempos aperturistas y globalizadores se han convertido en conflicto indescifrable para empresas y organizaciones que como el SENA, otrora fueron paradigmas del desarrollo organizacional y de la gestión lineal, pero que no estuvieron en condiciones de leer las tecnologías del futuro, en términos estratégicos. A ese respecto Peter Senge plantea dentro de su concepto del pensamiento sistémico que:
“El momento de mayor crecimiento es el momento de planificar para los tiempos difíciles.”
Interpretando estos mensajes, podríamos decir que el enfoque de sistemas es un idioma universal, en tanto se coincide con Peter Senge, cuando afirma que: “un sistema es una totalidad percibida, cuyos elementos se aglomeran porque se afecta recíprocamente a lo largo del tiempo y operan con un propósito común”
TEORIA GENERAL DE SISTEMAS
La teoría general de sistemas (TGS) es un esfuerzo de estudio interdisciplinario que trata de encontrar las propiedades comunes a entidades llamadas sistemas. Éstos se presentan en todos los niveles de la realidad, pero que tradicionalmente son objetivos de disciplinas académicas diferentes. Su puesta en marcha se atribuye al biólogo austriaco Ludwig von Bertalanffy, quien acuñó la denominación a mediados del siglo XX. Los objetivos originales de la Teoría General de Sistemas son los siguientes:
Impulsar el desarrollo de una terminología general que permita describir las características, funciones y comportamientos del sistema en general
Desarrollar un conjunto de leyes aplicables a todos estos comportamientos
Promover la unidad de las ciencias y obtener la uniformidad del lenguaje científico
LA ORGANIZACIÓN
MODELOS DE ORGANIZACIÓN
La alta gerencia se ha percatado de que las organizaciones, por su propia naturaleza, tienen que ser dinámicas, es decir, deben ser capaces de reestructurarse según lo exijan las condiciones del medio. Todo sistema organizacional está integrado por recursos humanos o no humanos, resulta obligatorio analizar el subsistema sociotécnico cuando se están considerando cambios organizacionales. El sistema social está representado por el personal de la empresa y su compartimiento como grupo. El sistema técnico incluye la tecnología, los materiales, las máquinas y equipos necesarios para ejecutar las tareas asignadas. Las consideraciones de orden sociotécnico ponen en relieve las relaciones tales como la interfaz entre el hombre, la máquina y la interacción social, así como las actividades de los seres humanos orientadas hacia las tareas.
APLICACIÓN DE LAS TEORIA DE LOS SISTEMAS A LA EMPRESA
La aplicación de los conceptos de los enfoques de sistemas a las organizaciones sociales llevo a crear modelos que facilitan el estudio de la administración. Peter Senge señala que en la quinta disciplina el arte y la practica de la organización abierta al aprendizaje, que los negocios y otras empresas humanas también son sistemas y que también están ligados por tramas invisibles de actos interrelacionados que a menudo tardan años en exhibir plenamente sus efectos mutuos. Cuando observo los acontecimientos en forma lineal nuestro pensamiento esta fraccionado por ello propuso el concepto de arquetipo para describir la relación causa efecto sistémica o sea circuitos de casualidad lo que permite mantener el sistema en control.
MODELOS
Un modelo es una simplificación que imita los fenómenos del mundo real, de modo que se puedan comprender las situaciones complejas y podamos hacer predicciones en el futuro.
MODELOS ADMINISTRATIVOS
Son modelos que las empresas van copiando, adaptándolos y generalizándolos a las necesidades de las mismas, ya que estos no suelen ser rígidos. Estos se representan a través de técnicas, procesos, y sistemas administrativos.
Importancia
La importancia de los modelos dentro de la organización radica en que permite la creación de metas bien definidas, así como también, en la especialización e integración de las actividades que se ejecutan dentro de los diferentes departamentos y entre los equipos de trabajo que componen cada departamento de la empresa. De forma tal, que coordinándose y comunicándose continuamente, la organización marche hacia su objetivo único y común ya planteado.
Características
Son aplicados para producir un cambio.
Para su aplicación requiere del uso de distintas herramientas.
Son modelos que pueden aplicarse a más de un tipo de empresa.
Cambian la forma de desempeño del recurso humano de la empresa, a través de las herramientas aplicadas.
Ventajas de los Modelos
Por lo general buscan Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.
Es claro y sencillo.
Busca obtener la más alta eficiencia de la persona.
La división del trabajo es planeada y no incidental.
El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
Desventajas de los Modelos
Si no son aplicados como se debe pueden lograr retraso y dificultad.
No todos los modelos son aplicables para todas las empresas.
La organización depende de hombres clave, lo que origina trastornos.
Construcción de un Modelos
Se establece un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación. Se deben fijar objetivos, la cual deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos; Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y actividad de cada persona y se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe hacer para alcanzar las metas.
ANALISIS DEL SISTEMA
Se realiza observando de forma detallada cada unas de las áreas de la organización, las personas que realizan la actividad, así como las tareas que ejecutan, esto con la finalidad de establecer el proceso y verificad las fortalezas o debilidades que tiene el sistema.
El Papel Del Gerente
Ante un proceso de cambio organizacional o de reconversión de actitudes, el papel del gerente debe ser el de liderar el cambio mismo, convirtiéndose en un visionario, un estratega y un excelente comunicador e inspirador de todos aquellos aspectos que involucren a la organización, toda vez que dicho proceso, por su magnitud, sólo se logra con el compromiso del equipo gerencial y de toda la organización en su conjunto, siendo cada vez más importante pensar en reconvertir primeramente al gerente, ya que si el mismo tiene bajo su cargo un equipo dispuesto al cambio y no se siente comprometido con él, dicho cambio no se dará por efecto de una resistencia pasiva (aquella en la cual se apoyan los cambios de palabra, pero no se participa de ellos).
Las nuevas realidades del entorno van dejando de lado la idea de las organizaciones tradicionales, rígidas, requiriéndose hoy en día una gerencia más participativa, más plana y con menos niveles jerárquicos, en donde se produzca un mayor acercamiento de todos los que la integran, con una participación mucho más activa de todo el equipo gerencial en la toma de decisiones y con un énfasis muy particular en equipos decisorios basados en estructuras funcionales por áreas de negocios.
Selección del Modelo
Se realiza basándose en la lógica y en todas las personas de la organización que se beneficiaran al aplicarse el modelo con el fin de mejorar el rendimiento del tiempo, maximizar los recursos e incrementar las ganancias en las empresas. Se debe realizar énfasis en los pasos a seguir a fin de que el modelo sea el más fácil de aplicar, para lograr las metas deseadas en el menor tiempo posible, sin afectar la calidad.
TIPOS DE MODELOS
Modelo Autocrático: Fue el modelo prevaleciente en la Revolución Industrial. Este modelo depende del poder. Quienes ocupan el mando deben poseer poder suficiente para ordenar, lo que significa que el empleado que no cumpla ordenes será sancionado. En un entorno autocrático la orientación apunta a la autoridad oficial formal y la dirección cree saber que es lo mejor y esta convencida que la obligación de los empleados es cumplir órdenes, es decir que estos deben ser dirigidos, persuadidos y empujados a alcanzar cierto nivel de desempeño y limitados a obedecer órdenes.
El Modelo De Custodia: Este depende de los recursos económicos, si una organización carece de recursos suficientes para el ofrecimiento de pensiones y el pago de otras prestaciones le será imposible adoptar este modelo. El enfoque de custodia da como resultado la dependencia de los empleados respecto a la organización. En lugar de depender de su jefe los empleados dependen de las organizaciones. Los empleados que laboran en entornos de custodia adquieren una preocupación psicológica por sus retribuciones y prestaciones económicas. Como resultado del trato que reciben, tienden a mostrase satisfechos y por lo tanto mantenerse leales a sus empresas. Su mayor ventaja es que discrimina seguridad y satisfacción a los trabajadores.
El Modelo De Apoyo: Tuvo sus orígenes en el principio de las relaciones de apoyo. Se llego a la conclusión de que una organización es un sistema social cuyo elemento más importante es ser trabajador. Los estudios indicaron la importancia de poseer conocimientos de dinámica de grupos y aplicar la supervisión de apoyo. El modelo de apoyo depende del liderazgo en lugar del poder y el dinero. A través del liderazgo la empresa ofrece un ambiente que ayuda a los empleados a crecer y cumplir a favor de la organización aquello de lo que son capaces. En consecuencia la orientación de la dirección apunta al apoyo del desempeño laboral de los empleados no al simple apoyo de las prestaciones a los empleados.
El Modelo Colegial: El término colegial alude a un grupo de personas con propósito común, tienden a ser más útil en condiciones de trabajo de lo programado, medios intelectuales, y circunstancias que permiten un amplio margen de maniobra de las labores. Este depende de la generación por parte de la dirección de una sensación de compañerismo con los empleados, el resultado es que estos se sienten útiles y necesarios. Les resultaba fácil aceptar y respetar el papel de estos en la organización. En vez de ser vistos como jefes, se consideraban a los administradores como colaboradores.
APORTE ADICIONAL
UN MODELO DE ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA LA VISION DE SISTEMAS APLICADA A LA UNIVERSIDAD.
La teoría general de sistemas, permite una buena comprensión del fenómeno organizacional. De las diversas visiones o escuelas del Management, creemos que es la que brinda una nueva estructura de pensamiento, útil para organizar e interpretar en forma global el conocimiento.
Entendemos a la organización como un sistema socio técnico abierto, estructurado y con comportamiento finalista. Para la nueva concepción de la Administración, destacaba las siguientes:
a. La naturaleza esencialmente dinámica del ambiente colisiona con la tendencia esencialmente estática de la organización. Esta es en general constituida para auto perpetuarse o en la peor hipótesis, para auto perpetuar su estructura, criterios, métodos y metas en lugar de mudar esos elementos de acuerdo con las transformaciones del ambiente.
b. Un sistema organizacional rígido no podrá sobrevivir en la medida que no consiga responder eficazmente a los cambios continuos y rápidos del ambiente.
c. Un sistema abierto como un hospital o un gobierno, necesita garantizar la absorción de sus productos por parte del ambiente... así para garantizar su viabilidad la organización debe ofrecer al ambiente productos por él necesitados...
d. El sistema necesita por lo tanto la continua y rápida información del ambiente no solamente en cuanto a su naturaleza, sino también en relación a la eficacia y adecuación de los productos y respuestas de la organización al ambiente. En una palabra, al sistema le es indispensable el constante y rápido "feedback". Esto es porque la continuidad en la oferta de productos "indeseables" o "innecesarios" resultará en el mediano plazo, en la reducción de los recursos que obtiene, reduciendo por lo tanto la capacidad de las organizaciones para auto sustentarse y poder alcanzar su propósito.
Contrariamente a esas perspectivas de sistema abierto, la posibilidad de entender a la organización como sistema cerrado, ha conducido en el pasado, al estudio y la práctica de la Administración a una concentración en reglas de funcionamiento interno y a la apología de la eficiencia como criterio primario de viabilidad organizacional y consecuentemente al énfasis en procedimientos y no en programas".
La idea de sistema abierto, supone la premisa que son muchas y muy diferentes, las variables que debe atender y que muchas de ellas no pueden ser controladas por el sistema.
Desde el aporte del enfoque de sistemas, tenemos la posibilidad de "ver" a la institución universitaria, en su complejidad y tener un esquema de las interrelaciones de sus diferentes lógicas, sectores y funciones.
Pero no podemos quedarnos sólo en el diagnóstico o fotografía de su realidad, sino tratar de buscar aportes para entender su cotidianeidad, que lejos de ser una imagen fija, es una "película" que constantemente modifica su argumento.
Entonces las posibilidades pasan por que el gobierno y la gerencia de la institución como ya se ha dicho, sean sensibles a su entorno e interpreten la situación del mercado y la tecnología (además de los otros factores externos) en términos de su inestabilidad y de la vertiginosa velocidad con que las condiciones ambientales están cambiando y sólo entonces abocarse a planificar su estrategia y el sistema gerencial apropiado a dichas condiciones. Cuando decimos sus "respuestas", queremos decir el repertorio de planes y acciones apropiado para su misión, sus objetivos, sus estudiantes, su realidad interna, sus recursos, y su ambiente.
Luego de puesto en funcionamiento el sistema , y dado la dinámica de los factores ambientales, es necesario implementar el control de gestión, la evaluación constante, que puede suponer incluso, frecuentes modificaciones y redefiniciones para tratar de mantenerse actualizados.
Esta exigencia real hace que las organizaciones universitarias, si quieren proyectarse y mantenerse en el tiempo, miren hacia el exterior de sus aulas, de sus oficinas, de sus bibliotecas, de sus saberes, de sus planes de estudio, de sus investigaciones (dejen de mirar su "ombligo" ) para ver qué necesitan de la universidad las personas y la sociedad en su conjunto , y entonces a partir de esas claves que orientarán su desempeño aceptar el desafío de diseñar carreras, investigaciones, programas de extensión y estructuras, para servirla y ofrecer los resultados socialmente esperados. Además la propia institución debe buscar en su exterior, los signos positivos que le indiquen que su propuesta es buen recibida, necesita alumnos para sus carreras, docentes capacitados, funcionarios eficientes, investigadores que contribuyan al conocimiento.
En palabras de Philip Kotler "...una universidad querrá atraer estudiantes y subsidios para investigación (ya sea del gobierno o de otras fuentes). El problema que deben resolver mediante la comercialización, es cómo conseguir la respuesta deseada. La comercialización, el marketing, contesta esta interrogante diciéndoles: "deben formular una oferta y presentarla al grupo cuya respuesta buscan". Esta contestación se obtiene mediante un proceso que he dado en llamar "pensar en términos de intercambios". ¿Qué debo dar para lograr lo que deseo? ¿Cómo puedo aumentar el valor de la otra parte de manera tal que añada valor a lo que deseo? El pensamiento en términos de comercialización se funda en la reciprocidad y el intercambio.
CONCLUSIÓN
Los sistemas son un conjunto de elementos abiertos cuyas partes están relacionadas entre sí y con su medio ambiente. Es por ello que las organizaciones son visualizadas comos sistemas. Los modelos es una simplificación que imita los fenómenos del mundo real, de modo que se puedan comprender las situaciones complejas y podamos hacer predicciones en el futuro. La utilización de modelos administrativos dentro de la empresa son de suma importancia ya que permite la creación de metas bien definidas, así como también, en la especialización e integración de las actividades que se ejecutan dentro de los diferentes departamentos y entre los equipos de trabajo que componen cada departamento de la empresa. De forma tal, que coordinándose y comunicándose continuamente, la organización marche hacia su objetivo único y común ya planteado.
MAPA CONCEPTUAL
BIBLIOGRAFÍA
• http://www.Monografia.com.ve/Modelos Administrativos
• http://www.Gestiopoli.com.ve/LaOrganizacion como sistema
